Tre måder at spolere transaktions- og kontrolsporet på i Navision Financials At en stor del af de regnskabsansvarlige rundt om i de danske virksomheder baserer regnskabsregistrering og regnskabsudarbejdelsen på Navision Financials, er uomtvisteligt. Næsten lige så uomtvisteligt er det, at en del af disse på et eller andet tidspunkt vil bryde bogføringsloven. Den stiller krav om, at alle registreringer skal kunne følges til de lovpligtige regnskaber, ligesom tallene i disse regnskaber skal kunne opløses i de registreringer, hvoraf de er sammensat. Ligeledes stilles der krav om, at enhver registrering skal indeholde oplysning, der går det muligt at finde det dokumentationsmateriale, der ligger til grund for registreringen. Kravene er begrebsmæssigt udmøntet i henholdsvis transaktionssporet og kontrolsporet. Den regnskabsansvarlige har ansvaret for transaktions- og kontrolsporets tilstedeværelse. I Navision Financials er der imidlertid adgang til at fjerne transaktions- og kontrolsporet effektivt. Tre af metoderne til at fjerne transaktions- og kontrolsporet er: · ændring af kontonummer · ændring af stamdata · datokomprimering Ændring af kontonummer og lignende Kontonummeret for finanskonti kan uden videre ændres via eksempelvis kontoplanen eller finanskontienes stamkort. En ændring får umiddelbart virkning, idet Navision Financials automatisk fremfinder alle registreringer, hvori det gamle kontonummer forekommer, og ændrer det til det nye kontonummer. Der vil således ikke være noget spor af det gamle kontonummer tilbage i registreringerne. Dette kan ødelægge sammenhængen mellem et gammelt årsregnskab og bogføringen, hvor sammenhængen til finanskontiene er beskrevet i en kontobro indeholdende de gamle finanskontonumre. Uden en korrekt kontobro kan det være umuligt at finde sammenhængen. Hvis proceduren for kontering af et bilag forudsætter manuel påføring af finanskontonumrene på selve bilaget, vil muligheden for efterfølgende at kontrollere kontering til bogføring ligeledes besværliggøres eller måske ligefrem umuliggøres. Samme virkning har ændringer af debitornumre, kreditornumre og lignende. Ændring af stamdata Stamkortene for eksempelvis varer, valuta, finanskonti, kreditorer og debitorer indeholder en række oplysninger, hvoraf nogle om ikke i sig selv er transaktioner så dog indgår i beregningsmetoder, -parametre eller –faktorer. Ændres en afskrivningsmetode, en rabatformel eller en valutakurs i valutakurstabellen, vil Navision Financials ikke gemme den gamle og hidtidig anvendte formel eller værdi. Den gamle angivelse vil simpelthen blive erstattet med den nye. Herved vanskeliggøres eksempelvis fastlæggelsen af, på hvilket grundlag en given afskrivningskørsel er gennemført, eller med hvilken rabatformel en given kreditorafregning er registreret. Stamkort for eksempelvis varer, valuta, finanskonti, kreditorer og debitorer indeholder eller refererer til sådanne stamdata. Datokomprimering af finansbogføring Navision Financials indeholder en facilitet, hvormed man kan mindske størrelsen på den database, hvori alle regnskabsregistreringer lagres. Men komprimeringen foregår ved, at flere gamle bogføringsposter slås sammen til en enkelt ny post. Det er valgfrit, hvilke perioder, man ønsker at slå sammen, ligesom det er muligt at foretage visse andre begrænsninger i, hvad der skal slås sammen. Men fælles for de komprimerede poster er, at det ikke længere vil være muligt opløse tallene i de registreringer, hvoraf de er sammensat. På samme måde reduceres mulighederne for at finde det dokumentationsmateriale, der ligger til grund for registreringen. Faciliteten gælder for blandt andet finans-, kreditor- og debitorbogføringen. Hvordan sikres transaktions- og kontrolsporet tilstedeværelse Der findes udover de ovenstående risici en række måder, hvorpå transaktions- og kontrolsporet kan kompromitteres. Fælles for dem alle er, at den regnskabsansvarlige kan undgå at kompromittere transaktions- og kontrolsporet ved at erhverve sig et godt overblik over mulighederne og begrænsningerne i Navision Financials , ved at holde tungen lige i munden ved udarbejdelsen af de manuelle regnskabs- og kontrolprocedurer samt ved at sikre, at opsætningen af systemparametre og opsætningen og tildelingen af brugeradgange effektivt understøtter og overholder de fastlagte regnskabs- og kontrolprocedurer. Opgaven med at implementere en effektiv kontrol og styring hermed kan synes stor, men en god indsats i etableringsfasen på dette område vil lette den løbende vedligeholdelse på området væsentligt.
Hej tilma! Jeg vil ikke anfægte rigtigheden i dit lange og omfangsrige indlæg - For du har jo ret! Men hvis en regnskabsansvarlig benytter f.eks. Excel eller andet regneark, står det jo også ham frit for, hvor han iøvrigt kan smadre kontrolsporet meget nemmere. Sagt på en anden måde: Hvis du får en fartbøde, kan du jo ikke gøre hverken forhandleren eller producenten ansvarlig fordi de har leveret en bil, der er i stand til at køre hurtigere end den tilladte hastighedsgrænse. Kind Regards – Henrik Helgesen, Navision Solution Developer
Hej Henrik, Du har fuldstændig ret i, at der ikke stilles krav om, at forhandleren eller producenten af et regnskabssystem, lønsystem eller lignende, skal sørge for, at den regnskabsansvarlige anvender systemet således, at transaktions- og kontrolsporet bevares. At transaktions- og kontrolsporet skal bevares fremgår af Bogføringsloven. Ergo stilles der ingen formelle krav til regnskabssystemer om, at de i sig selv skal overholde Bogføringsloven. Noget andet er så forventninger og ønsker til regnskabssystemet. Jo bedre selve systemet bevarer transaktions- og kontrolsporet, og jo mindre adgang det giver til at smadre sporet, jo lettere et liv bør den regnskabsansvarlige få. Eksempelvis ved ændring af kontonumre, hvor der i Navision Financials ikke bevares noget transaktionsspor. For at bevare transaktionssporet, bør den regnskabsansvarlige eksempelvis producere et dokument, som viser kontonummeret før og efter ændringen. Han bør have etableret og beskrevet proceduren for udarbejdelsen af dette dokument og han bør sikre sig, at proceduren bliver overholdt. Disse dokumenter skal alle gemmes i fem år som en del af regnskabsmaterialet. Hvis Navision Financials havde en facilitet til dokumentation af ændringer i kontonumre, så kunne dokumentationsarbejdet automatiseres væsentligt og lette en enkelt af den regnskabsansvarliges utallige byrder. Som det er nu, kræves der manuelle procedurer og en særlig opsætning i Navision Financials af adgangsrettigheder og forms for at opnå kontrol med, at de manuelle procedurer overholdes. Overholdelse af Bogføringsloven på dette område interesserer den regnskabsansvarlige og hans revisor, ikke mindst fordi manglende overholdelse kan påkalde sig myndighedernes opmærksomhed, hvilket kan blive dyrt. Så netop fordi at Navision Financials fra starten ikke automatisk sikrer bevarelsen af kontrol- og transaktionssporet på de områder, · ændring af kontonummer · ændring af stamdata · datokomprimering som jeg har nævnt tidligere, så mener jeg fortsat, at den regnskabsansvarlige bør erhverve sig et godt overblik over mulighederne og begrænsningerne i Navision Financials, holde tungen lige i munden ved udarbejdelsen af de manuelle regnskabs- og kontrolprocedurer samt sikre, at opsætningen af systemparametre og opsætningen og tildelingen af brugeradgange effektivt understøtter og overholder de fastlagte regnskabs- og kontrolprocedurer. Venligst Heine Tilma
Hej Igen – Igen er vi enige - Jeg ville også bare provokere lidt 
Det du egentligt efterlyser, er en log over ændringer - Og det er noget, at det, vore kunder og os har efterlyst i meget lang tid. Idéen med at få lavet et dokument, der beskriver fremgangsmåden, er egentlig ikke så dum enda - Den tror, jeg lige, jeg vil arbejde videre med… Hvis du allerede har et dokument, må du da meget gerne maile det til mig (hh@navtils.dk). Kind Regards – Henrik Helgesen, Navision Solution Developer Edited by - hhelgesen on 2001 May 01 15:49:15
Hej Henrik, Din provokation er sådan set god nok, men også lidt tragisk. Mange købere af Navision Financials har en forventning om, at sålænge de holder sig til de funktioner, der er indbygget i systemet, så overholder de dermed også automatisk bogføringsloven. I bogføringsloven er der også en række krav til systemdokumentationen, hvor de fleste købere af Navision Financials også forventer, at den dokumentation, som leveres med systemet, er tilstrækkelig. Det tragiske er, at købernes forventninger sjældent stemmer overens med virkeligheden. For, som vi har diskuteret, så kan bogføringslovens regler om kontrol- og transaktionsspor nemt overtrædes ved almindelig brug af Navision Financials. Og jeg har set eksempler på særlige moduler, hvor systemdokumentationen langt fra levede op til kravene. Én af de myndigheder, som har interesse i bogføringsloven, er skattevæsenet. Hvis skattevæsenet i forvejen har mistanke om skatteunddragelse, så kan manglende overholdelse af bogføringsloven resultere i skønsmæssig ansættelse, hvilket kan blive dyrt og svært at argumentere imod. Jeg tror, at skattevæsenet i stadig højere grad vil inddrage gennemgang af regnskabssystemerne i deres skatterevision og på den baggrund påføre eksempelvis Navision Financialsbrugere tab i form af skønsmæssig forhøjelse af skatten. Og så er det ikke utænkeligt, at nogen vil påstå, at de har købt et regnskabssystem med væsentlige mangler, idet det ikke overholder bogføringsloven. Dette er selvfølgelig rent gætteri, men grunden til, at der ikke hidtil er stillet krav herom er måske, at skattevæsenet ikke hidtil har interesseret sig så meget for området. Jeg følger dette med stor interesse, og jeg synes godt om at prøve at finde en metode til at undgå problemerne. Desværre ligger jeg endnu ikke inde med en beskrivelse af en metode, men jeg hører gerne om jeres arbejde. Venligst Heine